Adjoint.e à la Direction générale

Description du poste :

La Maison Jean Lapointe est la recherche d’un.e adjoint.e à la direction générale. La personne recherchée est polyvalente et capable de s’adapter rapidement à diverses situations.

L’adjoint.e à la direction générale assiste cette dernière dans la coordination de ses activités et dans la gestion administrative des dossiers de la Maison Jean Lapointe.

Votre mandat:

  • Assurer le suivi des dossiers qui vous sont confiés en communiquant les décisions rendues ou en effectuant des rappels, recherches et collectes de données
  • Voir à la planification et l’organisation des réunions en convoquant les participants, confirmant les présences, en rédigeant l’ordre du jour et en préparant la documentation nécessaire
  • Assurer la logistique des réunions (réservation et aménagement de la salle, commande du menu, remise de documentation)
  • Planifier l’agenda selon les directives, respecter les échéanciers et établir les priorités
  • Gérer le courrier électronique et la correspondance
  • Recevoir, acheminer et/ou filtrer les appels téléphoniques, prendre les messages et gérer la boîte vocale
  • Organiser et suivre les déplacements lors des voyages (réservation, planification de l’itinéraire, hébergement, etc.)
  • Rédiger, corriger, mettre en page, traduire des lettres, des notes de service, des documents, des procès-verbaux
  • Compiler des données, mettre en page des graphiques et des tableaux
  • Assurer le classement, la confidentialité et l’intégrité des documents
  • Gérer la banque de données des contacts de la haute direction
  • Établir des procédures administratives et des méthodes de travail
  • Participer à des projets spéciaux et supporter la directrice générale dans les projets et les événements qui relèvent de sa fonction
  • Toute autre tâche connexe qui pourrait vous être demandée

Compétences recherchées

Exigences et expérience :

  • Diplôme d’études collégiales en bureautique ou l’équivalent
  • Excellente maîtrise de la Suite Office (Word, Excel, Outlook, Power Point, Teams)
  • Bonne connaissance d’internet et de la gestion de sites web
  • Excellente maîtrise du français et de l’anglais (oral et écrit)
  • Trois ans d’expérience à titre d’adjoint.e à la direction

Compétences requises :

  • Familiarité avec les conseils d’administration
  • Autonomie
  • Sens de l’organisation et capacité de gérer plusieurs dossiers à la fois
  • Gestion des priorités
  • Capacité d’adaptation
  • Discrétion et esprit de synthèse
  • Bon jugement
  • Capacité à analyser et rédiger des textes complexes
  • Solides habiletés en relations publiques et interpersonnelles

Conditions et avantages : 

  • Salaire à discuter selon l’expérience
  • 35h par semaine à temps plein
  • Emploi permanent, de jour
  • Congés de maladie
  • Régime d’assurances collectives

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