Description du poste :
La Maison Jean Lapointe est la recherche d’un.e adjoint.e à la direction générale. La personne recherchée est polyvalente et capable de s’adapter rapidement à diverses situations.
L’adjoint.e à la direction générale assiste cette dernière dans la coordination de ses activités et dans la gestion administrative des dossiers de la Maison Jean Lapointe.
Votre mandat:
- Assurer le suivi des dossiers qui vous sont confiés en communiquant les décisions rendues ou en effectuant des rappels, recherches et collectes de données
- Voir à la planification et l’organisation des réunions en convoquant les participants, confirmant les présences, en rédigeant l’ordre du jour et en préparant la documentation nécessaire
- Assurer la logistique des réunions (réservation et aménagement de la salle, commande du menu, remise de documentation)
- Planifier l’agenda selon les directives, respecter les échéanciers et établir les priorités
- Gérer le courrier électronique et la correspondance
- Recevoir, acheminer et/ou filtrer les appels téléphoniques, prendre les messages et gérer la boîte vocale
- Organiser et suivre les déplacements lors des voyages (réservation, planification de l’itinéraire, hébergement, etc.)
- Rédiger, corriger, mettre en page, traduire des lettres, des notes de service, des documents, des procès-verbaux
- Compiler des données, mettre en page des graphiques et des tableaux
- Assurer le classement, la confidentialité et l’intégrité des documents
- Gérer la banque de données des contacts de la haute direction
- Établir des procédures administratives et des méthodes de travail
- Participer à des projets spéciaux et supporter la directrice générale dans les projets et les événements qui relèvent de sa fonction
- Toute autre tâche connexe qui pourrait vous être demandée
Compétences recherchées
- Diplôme d’études collégiales en bureautique ou l’équivalent
- Excellente maîtrise de la Suite Office (Word, Excel, Outlook, Power Point, Teams)
- Bonne connaissance d’internet et de la gestion de sites web
- Excellente maîtrise du français et de l’anglais (oral et écrit)
- Trois ans d’expérience à titre d’adjoint.e à la direction
Compétences requises :
- Familiarité avec les conseils d’administration
- Autonomie
- Sens de l’organisation et capacité de gérer plusieurs dossiers à la fois
- Gestion des priorités
- Capacité d’adaptation
- Discrétion et esprit de synthèse
- Bon jugement
- Capacité à analyser et rédiger des textes complexes
- Solides habiletés en relations publiques et interpersonnelles
Conditions et avantages :
- Salaire à discuter selon l’expérience
- 35h par semaine à temps plein
- Emploi permanent, de jour
- Congés de maladie
- Régime d’assurances collectives
